Bayi Baru Lahir Belum Masuk KK? Ini Syarat dan Cara Mengurusnya

Harianjogja.com, JOGJA—Kelahiran bayi membawa sejumlah urusan administrasi yang perlu diselesaikan orang tua, salah satunya memastikan anak tercatat dalam Kartu Keluarga (KK). Dokumen ini menjadi bagian penting dari identitas kependudukan anak dan diperlukan untuk berbagai keperluan administrasi berikutnya.

Orang tua dapat mengurus pencatatan kelahiran sekaligus pembaruan KK melalui layanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil). Di sejumlah daerah, pengajuan bahkan tersedia dalam layanan terpadu sehingga penerbitan akta kelahiran, KK terbaru, dan Kartu Identitas Anak (KIA) dapat diproses dalam satu rangkaian.

Meski demikian, mekanisme pelayanan tidak selalu sama di setiap kabupaten atau kota. Ada daerah yang menyediakan pengajuan secara daring, sedangkan daerah lain meminta pemohon datang ke kantor atau menggunakan layanan administrasi kependudukan setempat.

Sebelum mengajukan permohonan, orang tua perlu mengetahui dokumen yang harus disiapkan dan memastikan kanal pelayanan yang digunakan merupakan layanan resmi pemerintah.

Dokumen untuk Mengurus Penambahan Bayi ke KK

Persyaratan administrasi perlu disesuaikan dengan jenis layanan yang dipilih. Untuk pencatatan bayi baru lahir, sejumlah dokumen yang umumnya diminta meliputi:

1. Kartu Keluarga lama milik orang tua.

   BACA JUGA

   Musk Menyesal Terlalu Aktif di Politik Saat Bisnis Diterpa Tekanan

   Harga Baterai Turun Tajam, Mengapa Mobil Listrik Masih Mahal?

   CORE: Masih Ada 1 Juta Ton Molase untuk Dukung Bioetanol Nasionals

2. KTP elektronik orang tua.

3. Buku nikah atau akta perkawinan orang tua jika dipersyaratkan.

4. Surat keterangan kelahiran dari rumah sakit, puskesmas, klinik, atau bidan tempat persalinan.

5. Formulir permohonan sesuai ketentuan Dukcapil setempat.

Petugas dapat meminta dokumen atau formulir tambahan bergantung pada kondisi keluarga dan mekanisme pelayanan daerah. Karena itu, orang tua sebaiknya memeriksa daftar persyaratan melalui situs resmi atau menghubungi Disdukcapil sebelum mengajukan permohonan.

Beberapa layanan administrasi kependudukan menggunakan formulir F-1.01 untuk biodata keluarga dan F-1.02 untuk pendaftaran peristiwa kependudukan. Namun, jenis formulir yang harus diisi tetap mengikuti jenis permohonan dan petunjuk dari Dukcapil.

Orang tua yang ingin mengurus dokumen tanpa datang langsung ke kantor dapat memeriksa ketersediaan layanan daring di wilayah domisili. Pengajuan biasanya dilakukan melalui situs web atau aplikasi administrasi kependudukan yang disediakan pemerintah daerah.

Berikut tahapan umum yang dapat dijadikan panduan:

1. Buka situs resmi Disdukcapil kabupaten atau kota sesuai domisili.

2. Periksa pilihan layanan pencatatan kelahiran atau perubahan Kartu Keluarga.

3. Buat akun atau masuk menggunakan akun yang telah terdaftar jika sistem mewajibkannya.

4. Pilih jenis permohonan yang sesuai dengan kebutuhan, yakni pencatatan kelahiran dan penambahan anggota keluarga.

5. Isi data bayi serta informasi orang tua sesuai dokumen pendukung.

6. Unggah berkas persyaratan dalam format yang diminta sistem.

7. Kirim permohonan dan pantau status pemeriksaan melalui kanal pelayanan tersebut.

8. Jika pengajuan disetujui, ikuti petunjuk untuk menerima atau mengunduh dokumen yang telah diterbitkan.

Tidak semua daerah menggunakan aplikasi Identitas Kependudukan Digital (IKD) sebagai tempat mengajukan perubahan KK. IKD merupakan layanan identitas kependudukan digital, sedangkan kanal pengajuan administrasi dapat berupa aplikasi atau portal khusus milik Disdukcapil daerah.

Setelah dokumen diterbitkan, periksa kembali nama bayi, data orang tua, dan susunan anggota keluarga. Jika terdapat kekeliruan, segera hubungi petugas Dukcapil untuk mendapatkan arahan perbaikan.

KK yang diterbitkan secara elektronik dapat dicetak secara mandiri sesuai ketentuan dokumen elektronik. Pastikan mengikuti petunjuk ukuran dan jenis kertas yang diberikan oleh instansi penerbit.

Cara Mengurus KK Bayi Baru Lahir Secara Offline

Jika layanan daring belum tersedia atau orang tua lebih nyaman mengurus dokumen secara langsung, permohonan dapat diajukan melalui kantor pelayanan administrasi kependudukan setempat.

Tahap pertama adalah mencari informasi mengenai kantor yang menerima pengajuan. Masyarakat dapat menghubungi kelurahan, kantor desa, kecamatan, atau Disdukcapil sesuai mekanisme pelayanan di daerah masing-masing.

Apabila kelurahan atau desa mensyaratkan surat pengantar RT dan RW, orang tua perlu mengurusnya terlebih dahulu. Setelah itu, siapkan KK lama, identitas orang tua, dokumen perkawinan jika diminta, serta surat keterangan kelahiran bayi.

Petugas akan memeriksa kelengkapan berkas dan memberikan formulir yang perlu diisi. Jika permohonan mencakup pencatatan kelahiran sekaligus pembaruan KK, tanyakan apakah kedua layanan tersebut dapat diproses secara terpadu.

Setelah dokumen dinyatakan lengkap, berkas akan diproses sesuai alur pelayanan daerah. Pemohon kemudian memperoleh informasi mengenai penyelesaian dan cara menerima KK terbaru.

Dokumen kependudukan yang diterbitkan secara elektronik dapat dilengkapi tanda tangan elektronik (TTE). Karena itu, orang tua tidak harus selalu menunggu dokumen dengan tanda tangan basah untuk memperoleh KK yang sah.

Pengurusan KK dan Akta Kelahiran Gratis

Orang tua tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pengurusan dokumen kependudukan melalui jalur resmi. Penerbitan dokumen administrasi kependudukan, termasuk Kartu Keluarga, pada dasarnya tidak dipungut biaya.

Ketentuan tersebut tercantum dalam Pasal 79A Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan. Aturan itu menyebut pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya.

Masyarakat perlu berhati-hati apabila ada pihak yang meminta sejumlah uang dengan alasan mempercepat penerbitan dokumen. Gunakan kanal resmi pemerintah dan pastikan informasi biaya maupun prosedur berasal dari Disdukcapil setempat.

Periksa Kembali Data pada KK Terbaru

Setelah proses selesai, orang tua perlu memastikan seluruh informasi dalam KK sudah benar. Periksa nama bayi, tempat dan tanggal lahir, serta hubungan dalam keluarga yang tercantum pada dokumen.

Jika pengurusan dilakukan melalui layanan terpadu, tanyakan pula mengenai penerbitan akta kelahiran dan KIA. Setiap daerah dapat memiliki mekanisme berbeda, sehingga orang tua perlu memastikan dokumen apa saja yang diperoleh dari satu permohonan.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.