Syarat dan Cara Mengurus Akta Kematian, Ini Dokumen yang Perlu Disiapkan

Harianjogja.com, JOGJA— Mengurus akta kematian menjadi salah satu administrasi yang perlu dilakukan setelah seseorang meninggal dunia. Dokumen ini penting untuk memperbarui data kependudukan sekaligus mendukung berbagai urusan administrasi keluarga yang ditinggalkan.

Pencatatan kematian dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) kabupaten atau kota. Berdasarkan ketentuan administrasi kependudukan, setiap kematian wajib dilaporkan paling lambat 30 hari sejak tanggal kematian.

Ketentuan tersebut tercantum dalam Pasal 44 Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013. Dalam praktiknya, pelaporan tidak selalu harus dilakukan oleh ahli waris. Ketentuan Dukcapil juga memungkinkan pelaporan dilakukan oleh ketua RT atau pihak lain sesuai mekanisme yang berlaku.

Akta kematian menjadi dokumen penting karena pencatatan kematian akan memperbarui data kependudukan orang yang telah meninggal. Dokumen tersebut juga dapat berkaitan dengan perubahan data dalam kartu keluarga, status perkawinan, serta berbagai keperluan administrasi keluarga dan hak waris.

Syarat mengurus akta kematian

Dokumen yang diminta dapat berbeda sesuai kondisi pemohon dan kebijakan layanan Disdukcapil daerah. Karena itu, keluarga sebaiknya mengecek ketentuan Dukcapil kabupaten atau kota tempat pengurusan sebelum datang ke kantor pelayanan.

Secara umum, sejumlah dokumen yang perlu disiapkan antara lain:

• Surat keterangan kematian dari rumah sakit, puskesmas, dokter, kepala desa/lurah, atau pihak yang berwenang sesuai kondisi kematian.

• Kartu Keluarga (KK) yang memuat data orang yang meninggal dunia.

• KTP-el orang yang meninggal dunia, apabila masih tersedia dan diminta oleh daerah setempat.

• KTP-el pelapor atau pemohon.

• KTP-el dua orang saksi apabila dipersyaratkan dalam layanan daerah.

• Formulir pelaporan atau pencatatan kematian, antara lain F-2.01 sesuai ketentuan administrasi kependudukan.

• Dokumen perkawinan atau akta kelahiran almarhum/almarhumah apabila diperlukan untuk kondisi tertentu.

• Surat kuasa beserta identitas pemberi dan penerima kuasa apabila pengurusan dilakukan melalui kuasa.

• Dokumen tambahan lainnya apabila terdapat kondisi khusus, seperti kematian yang tidak diketahui identitasnya atau jenazah yang tidak ditemukan.

Contoh ketentuan di sejumlah daerah menunjukkan adanya perbedaan teknis. Disdukcapil Kota Kediri, misalnya, mencantumkan surat kematian, KTP/KK almarhum, KTP/KK pemohon, dua saksi, serta formulir F-2.01 A sebagai persyaratan. Sementara itu, Disdukcapil Bantul menjelaskan bahwa untuk layanan daring, dokumen yang dipindai atau difoto untuk diunggah harus merupakan dokumen asli.

Karena itu, keluarga tidak sebaiknya langsung menganggap seluruh daftar persyaratan dari daerah lain berlaku sama di wilayahnya. Pemeriksaan informasi pada situs resmi Disdukcapil setempat dapat membantu menghindari kekurangan berkas saat pengajuan.

Cara mengurus akta kematian

Setelah dokumen disiapkan, pengurusan dapat dilakukan melalui mekanisme pelayanan yang tersedia di daerah masing-masing. Sejumlah daerah menyediakan layanan tatap muka, sedangkan daerah lainnya juga membuka pengajuan secara daring.

Secara umum, tahapan pengurusannya sebagai berikut:

1. Siapkan surat keterangan kematian dan dokumen kependudukan yang menjadi persyaratan.

2. Periksa ketentuan pelayanan Disdukcapil kabupaten atau kota tempat pengajuan, termasuk apakah layanan tersedia secara daring.

3. Ajukan pencatatan kematian melalui loket pelayanan, desa/kelurahan, kecamatan, atau kanal daring yang ditentukan pemerintah daerah.

4. Isi formulir pelaporan pencatatan kematian sesuai data yang sebenarnya.

5. Serahkan atau unggah dokumen persyaratan yang diminta. Untuk layanan daring, perhatikan ketentuan mengenai dokumen asli dan ukuran berkas.

6. Tunggu proses verifikasi dan validasi data oleh petugas Dukcapil.

7. Lengkapi atau perbaiki berkas apabila ditemukan kekurangan atau ketidaksesuaian data.

8. Setelah pencatatan selesai, Dukcapil menerbitkan kutipan akta kematian sesuai ketentuan layanan.

Mekanisme tersebut dapat berbeda pada setiap daerah. Disdukcapil Kota Mataram, misalnya, mencantumkan surat keterangan kematian, KK dan KTP orang yang meninggal, KTP pelapor, serta KTP dua saksi sebagai persyaratan. Sementara layanan Dukcapil di daerah lain dapat meminta dokumen tambahan sesuai kondisi administrasi penduduk.

Jangan menunda pelaporan kematian

Batas waktu 30 hari menjadi hal yang perlu diperhatikan keluarga setelah terjadi kematian. Ketentuan tersebut merupakan bagian dari kewajiban pencatatan peristiwa penting dalam administrasi kependudukan.

Pencatatan yang dilakukan juga berkaitan dengan pembaruan data kependudukan keluarga. Disdukcapil Bantul menjelaskan bahwa pelaporan kematian dapat dilakukan tidak hanya oleh anak atau ahli waris, tetapi juga keluarga lainnya, termasuk ketua RT.

Bagi masyarakat yang akan mengurus akta kematian, pengecekan persyaratan terbaru di Disdukcapil setempat penting dilakukan sebelum pengajuan. Dengan begitu, dokumen yang dibawa dapat disesuaikan dengan mekanisme pelayanan yang berlaku di daerah masing-masing.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.