Jangan Asal Serahkan Ijazah Asli Saat Melamar Kerja, Ini Aturannya

Harianjogja.com, JOGJA— Pencari kerja perlu berhati-hati ketika perusahaan meminta ijazah asli atau dokumen pribadi sebagai syarat bekerja. Kementerian Ketenagakerjaan telah menerbitkan aturan yang melarang pemberi kerja mensyaratkan atau menahan dokumen tersebut sebagai jaminan untuk bekerja.

Aturan itu tertuang dalam Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja. Surat edaran tersebut ditetapkan pada 20 Mei 2025 dan saat ini berstatus berlaku.

Bagi pencari kerja, aturan ini penting dipahami sebelum menandatangani perjanjian kerja. Dokumen pendidikan dan dokumen pribadi yang diserahkan kepada perusahaan bukan sekadar berkas administrasi, sehingga tujuan serta dasar penyerahannya perlu diperiksa sejak awal.

Dokumen Apa Saja yang Tidak Boleh Ditahan Perusahaan?

Dalam SE tersebut, pemberi kerja dilarang mensyaratkan dan/atau menahan ijazah maupun dokumen pribadi milik pekerja sebagai jaminan untuk bekerja.

Dokumen pribadi yang dimaksud antara lain sertifikat kompetensi, paspor, akta kelahiran, buku nikah, serta Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB). Larangan tersebut merupakan bagian dari upaya memberikan perlindungan kepada pekerja agar dapat memperoleh pekerjaan dan penghidupan yang layak.

Selain melarang penahanan dokumen sebagai jaminan kerja, pemberi kerja juga dilarang menghalangi atau menghambat pekerja untuk mencari dan mendapatkan pekerjaan yang lebih layak.

Karena itu, calon pekerja dan pekerja diminta mencermati isi perjanjian kerja, terutama apabila terdapat klausul yang mengatur penyerahan ijazah atau dokumen pribadi kepada perusahaan.

Kapan Ijazah Boleh Diserahkan kepada Perusahaan?

SE Kemnaker tidak membuat larangan tanpa pengecualian. Dalam kondisi terdapat kepentingan mendesak yang dibenarkan secara hukum, penyerahan ijazah atau sertifikat kompetensi dapat dilakukan dengan ketentuan tertentu.

Pertama, ijazah atau sertifikat kompetensi tersebut harus diperoleh melalui pendidikan atau pelatihan yang dibiayai oleh pemberi kerja berdasarkan perjanjian kerja tertulis.

Artinya, penyerahan dokumen dalam kondisi tersebut berkaitan dengan pendidikan atau pelatihan yang memang dibiayai perusahaan dan telah dituangkan dalam kesepakatan tertulis.

Kedua, perusahaan wajib menjamin keamanan ijazah atau sertifikat kompetensi yang disimpan. Apabila dokumen tersebut rusak atau hilang selama berada dalam penyimpanan perusahaan, pemberi kerja wajib memberikan ganti rugi kepada pekerja.

Ketentuan tersebut membuat pekerja perlu memahami secara jelas alasan perusahaan meminta dokumen asli dan apa yang tertulis dalam perjanjian sebelum dokumen diserahkan.

4 Hal yang Perlu Dicek Sebelum Menyerahkan Ijazah

Selain memahami aturan, pencari kerja dapat melakukan sejumlah pemeriksaan sederhana sebelum menyerahkan dokumen pribadi kepada calon pemberi kerja.

1. Pastikan Tujuan Penyerahan Dokumen

Tanyakan alasan perusahaan meminta ijazah atau dokumen pribadi. Jangan hanya menerima permintaan penyerahan dokumen tanpa mengetahui tujuan dan dasar hukumnya.

Jika dokumen diminta sebagai jaminan agar seseorang tetap bekerja, ketentuan tersebut perlu dicermati karena SE Kemnaker melarang pemberi kerja menjadikan ijazah atau dokumen pribadi sebagai jaminan untuk bekerja.

2. Baca Perjanjian Kerja

Sebelum membubuhkan tanda tangan, baca seluruh isi perjanjian kerja, termasuk klausul yang berkaitan dengan dokumen pribadi.

Perhatian khusus perlu diberikan apabila terdapat ketentuan mengenai penyerahan ijazah atau sertifikat kompetensi. SE Kemnaker secara khusus meminta calon pekerja dan pekerja mencermati perjanjian kerja dalam situasi tersebut.

3. Ketahui Pihak yang Menyimpan Dokumen

Jika penyerahan dokumen memang diperbolehkan dalam kondisi yang diatur SE, pastikan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen diketahui dengan jelas.

Pekerja juga perlu memastikan adanya kejelasan mengenai tanggung jawab perusahaan apabila dokumen mengalami kerusakan atau hilang. Dalam ketentuan SE, pemberi kerja wajib memberikan ganti rugi dalam kondisi tersebut.

4. Simpan Bukti Penyerahan

Bukti serah terima sebaiknya disimpan setiap kali dokumen asli diberikan kepada perusahaan. Catatan tersebut dapat membantu menunjukkan dokumen apa yang diserahkan, kepada siapa dokumen diberikan, serta kapan penyerahan dilakukan.

Langkah ini juga membantu pekerja memiliki dokumentasi apabila kemudian muncul persoalan mengenai keberadaan atau kondisi dokumen.

Aturan Ini Sudah Berlaku Sejak 2025

Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 ditetapkan pada 20 Mei 2025 dan ditujukan kepada para gubernur di seluruh Indonesia. Kemnaker meminta gubernur menyampaikan surat edaran tersebut kepada bupati/wali kota serta pemangku kepentingan terkait di wilayah masing-masing.

JDIH Kementerian Ketenagakerjaan mencatat surat edaran tersebut berstatus berlaku. Dengan demikian, pencari kerja maupun pekerja dapat menjadikan ketentuan tersebut sebagai salah satu rujukan ketika menghadapi permintaan penyerahan ijazah atau dokumen pribadi dalam hubungan kerja.

 

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.